Wielu przedsiębiorców jeszcze nie wie albo zapomina o ważnym obowiązku, który został nałożony na nich na mocy ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu z dnia 01.03.2018 r.

Na mocy przepisów przywołanego powyżej aktu powołany został do życia nowy rejestr do którego obowiązek wpisu oraz wprowadzania zmian mają następujące pomioty:

1. spółki jawne;
2. spółki komandytowe;
3. spółki komandytowo-akcyjne;
4. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością;
5. proste spółki akcyjne;
6. spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 29 lipca 2005 r. o ofercie publicznej i warunkach wprowadzania instrumentów finansowych do zorganizowanego systemu obrotu oraz o spółkach publicznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2554);
7. trusty, których powiernicy lub osoby zajmujące stanowiska równoważne:
   • mają miejsce zamieszkania lub siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej lub
   • nawiązują stosunki gospodarcze lub nabywają nieruchomość na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w imieniu lub na rzecz trustu;
8. spółki partnerskie;
9. europejskie zgrupowania interesów gospodarczych;
10. spółki europejskie;
11. spółdzielnie;
12. spółdzielnie europejskie;
13. stowarzyszenia podlegające wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego;
14. fundacje

Podmioty powyższe mają obowiązek wpisania danych do tzw. Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych w skrócie CRBR. W przypadku, gdy pomioty nie dopełniły obowiązku zgłoszenia lub aktualizacji informacji,  o beneficjentach rzeczywistych podmiotu, w terminie wskazanym w ustawie (co do zasady 14 dni) lub podały informacje niezgodne ze stanem faktycznym, mogą zostać obciążone obowiązkiem zapłaty kary nawet do wysokości 1 000 000 zł. 

Obowiązek wpisania danych do CRBR jest niezależny od obowiązku zgłoszenia zmian do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sądy Rejonowe właściwe ze względu na siedzibę podmiotu. Obowiązki wpisywania zmian do Krajowego Rejestru Sądowego oraz do CRBR są co prawda ze sobą powiązane, ale zarazem niezależne od siebie. Każdy podmiot, czy spółka jawna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy fundacja, w przypadku zmiany np. firmy, wspólników, rady fundatorów ma obowiązek aktualizacji wpisu również w CRBR.

Co istotne wnioski o wpis i zmianę danych w CRBR składane są elektroniczne, więc konieczne jest posiadanie jedynie podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego przez organ reprezentujący podmiot, a wpis widoczny jest w CRBR już w dniu złożenia. Niestety nie ma możliwości składania wniosków w wersji papierowej.

Wniosek do CRBR w przeciwieństwie do Krajowego Rejestru Sądowego jest bezpłatny.

Utworzenie Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych stanowi realizację przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2015/849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania. Przepisy te  zobowiązują państwa członkowskie do przechowywania informacji na temat beneficjentów rzeczywistych oraz do udostępniania tych informacji właściwym organom, a także podmiotom zobowiązanym.

Wprowadzenie CRBR miało na celu zapobieganiu praniu pieniędzmi i finansowaniu terroryzmu. Informacje wprowadzane do Rejestru wprowadzają większą przejrzystość w strukturze osobowej podmiotów, w zakresie tego kto rzeczywiście w danym podmiocie podejmuje decyzje mające wpływ na działalność podmiotu. Informacje widoczne w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego często nie pozwalają na określenie beneficjenta rzeczywistego podmiotu.

W istocie najtrudniejsze wydaje się określenie osób, które w danym podmiocie są tzw. beneficjentami rzeczywistymi czyli osobami fizycznymi sprawującymi bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad podmiotem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiające wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez podmiot, lub każdą osobę fizyczną, w imieniu której są nawiązywane stosunki gospodarcze lub jest przeprowadzana transakcja okazjonalna.

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nie zawiera dokładnego wskazania kto konkretnie jest beneficjentem rzeczywistym, dopiero dany podmiot po przeanalizowaniu umowy spółki (statutu), wewnętrznej struktury organizacyjnej oraz przywoływanej powyżej definicji powinien sam ustalić kto jest jego beneficjentem lub beneficjentami rzeczywistymi. Ponadto, jeżeli podmiot zobowiązany do wpisu w CRBR wprowadzi dane niezgodne ze stanem rzeczywistym, tj. np. określi błędnie lub zatai dane beneficjenta rzeczywistego, również musi liczyć się z możliwością nałożenia kary.

Ustawodawca w pewien sposób ułatwił określenie beneficjenta rzeczywistego dla spółek osobowych tj. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością i spółki akcyjnej.

Dla przykładu, w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością za beneficjenta rzeczywistego można uznać:

1. osobę fizyczną będącą udziałowcem lub akcjonariuszem, której przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji tej osoby prawnej,
2. osobę fizyczną dysponującą więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
3. osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną lub osobami prawnymi, którym łącznie przysługuje prawo własności więcej niż 25% ogólnej liczby udziałów lub akcji lub które łącznie dysponują więcej niż 25% ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym tej osoby prawnej, także jako zastawnik albo użytkownik, lub na podstawie porozumień z innymi uprawnionymi do głosu,
4. osobę fizyczną sprawującą kontrolę nad osobą prawną poprzez posiadanie uprawnień, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 37 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2023 r. poz. 120 i 295), lub
5. osobę fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze w przypadku udokumentowanego braku możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w powyższych punktach oraz w przypadku niestwierdzenia podejrzeń prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu,

O wiele cięższe jest określenie beneficjentów rzeczywistych dla spółek osobowych, gdzie jedyną wskazówką jest przesłanka sprawowania bezpośrednio lub pośrednio kontroli nad podmiotem poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych. W takich sytuacjach należy badać zawsze indywidualnie każdy przypadek a wskazówki do tego najczęściej można znaleźć w umowie spółki.